Przechowywanie dokumentacji przez 10 lat

Prosty język

Należy przechowywać kopię deklaracji zgodności dla każdego importowanego produktu przez co najmniej 10 lat od jego pierwszego wprowadzenia do obrotu. Należy również być w stanie przedstawić dokumentację techniczną producenta, jeżeli zażąda jej regulator. Dobrze zorganizowany system przechowywania dokumentacji — fizyczny lub cyfrowy — jest niezbędny do wypełnienia tego obowiązku w całym portfelu produktów.

Tekst prawny

Artykuł 19 ust. 6 rozporządzenia (UE) 2024/2847 wymaga, aby importerzy przez okres 10 lat od daty wprowadzenia produktu z elementami cyfrowymi do obrotu przechowywali kopię unijnej deklaracji zgodności lub deklaracji właściwości użytkowych do dyspozycji organów nadzoru rynku oraz zapewniali możliwość udostępnienia tym organom na żądanie dokumentacji technicznej.

Kluczowe wymagania

Przechowywanie przez 10 lat — okres rozpoczyna się od pierwszego wprowadzenia produktu do obrotu (nie od początku stosunku importowego)
Unijna deklaracja zgodności / deklaracja właściwości użytkowych — przechowywanie kopii dla każdego importowanego wariantu produktu
Dostęp do dokumentacji technicznej — możliwość pobrania i dostarczenia dokumentacji technicznej Załącznika VII producenta na żądanie
Dostępny format — papierowy lub elektroniczny; musi być łatwo dostępny dla organów

Dokumenty, które mogą być wymagane

Polityka przechowywania dokumentów określająca zasadę 10-letnią dla produktów CRA
Indeksowane archiwum deklaracji zgodności według produktu i partii
Udokumentowany proces żądania dokumentacji technicznej od producentów